Vorwort  Kompetenzen

 

Der Vorstand des Vereins hat aufgrund verschiedener Vorgänge einige Verhaltensregeln erarbeitet, mit denen einerseits die Aufgaben der einzelnen Tätigkeitsbereiche beschrieben und  koordiniert und die Kommunikation verbessert werden sollen.

 

Die Leiter der  Arbeitsbereiche sind im Rahmen der Haushaltssatzung für ihre Maßnahmen selbstverantwortlich. Allerdings haben sie gegenüber dem Vorstand und der Geschäftsführung eine rechtzeitige Informationspflicht. (möglichst in kurzer schriftlicher Form) Detaillierte Angaben folgen anschließend.

 

Ziel der Maßnahmen ist es, eine sachlich begründete Arbeit  und einen möglichst reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.

 

 

Änderungen dieser Kompetenzregelungen sind nur durch Beschluss des Vorstands möglich.

 

 

Kommunikation

 

Mitteilungen von berechtigten Vereinsmitgliedern vereinsintern oder öffentlich sind ausschließlich sachlich zu verfassen. Persönliche Bezüge sind zu unterlassen. Informationen darüber sind dem Vorstand rechtzeitig  zukommen zu lassen.

 

Pressemitteilungen sind grundsätzlich vor der Veröffentlichung dem Vorstand anzuzeigen.

                                                                                      

 

Vorstand

 

 

Aufstellung geplanter Vorhaben im lfd. Kalenderjahr

 

 

Die einzelnen Gremien des Vereins haben bis zum 31. Januar jeden Jahres Inhalte und Termine ihrer Vorhaben des laufenden Jahres der Geschäftsführung schriftlich mitzuteilen.

 

Der Vorstand stimmt in diesem Zusammenhang auch geplante eigene Vorhaben wie Stiftungsfest, Matjesorden mit der Geschäftsführung ab.

 

Die Ergebnisse werden den Mitgliedern nach den Abstimmungen mit dem Vorstand, insbesondere der Geschäftsführung auf der JHV bekanntgegeben

 

 

Arbeitsdienst

 

Der Vorstand setzt zum 31. Januar eines jeden Jahres Termine und eine Grobplanung der Kosten der Arbeitseinsätze gem. § 9 Abs. 4 der Satzung fest.

Es werden Verantwortliche für die Aufsicht bei den jeweiligen Arbeitsdienste (vornehmlich Mitglieder des Ältestenrats) einschl. Vertreter bestimmt. Bei Verhinderung der Aufsicht ist für Ersatz zu sorgen oder der Vorstand (1. Vorsitzender, dessen Vertreter oder die Geschäftsführung) rechtzeitig vorab schriftlich in Papierform oder per E-Mail zu informieren.

Spätestens bis eine Woche vor Beginn des jeweiligen Arbeitsdienstes sind Vorschläge schriftlich in Papierform oder per E-Mail an die Geschäftsführung.

 

Die jeweilige Aufsichtsperson ist verantwortlich für Aus- und Rückgabe von Gerätschaften.

 

 

Sitzungen (Jahreshauptversammlungen, Vorstand, erweiterter Vorstand, Ältestenrat, Gewässerwarte (Stippergruppe), Fischereiaufseher, außerordentliche Jahreshauptversammlungen)

 

 

Jahreshauptversammlungen sind grundsätzlich am zweiten Freitag im März eines jeden Jahres durchzuführen, den genauen Termin legt der 1. Geschäftsführer oder sein Vertreter nach Rücksprache mit dem / den Vorsitzenden fest.

 

Sitzungen des Vorstands finden regelmäßig an jedem letzten Donnerstag eines jeden Monats um 19:00 Uhr oder nach Bedarf statt.

 

Der Vorstand entscheidet wann gemeinsame Sitzungen mit erweitertem Vorstand und/oder Ältestenrat einzuberufen sind.

 

Der Sprecher des Ältestenrats  und der Obmann der Fischereiaufsicht legen in jedem Jahr nach der JHV  4 Termine für ihre Sitzungen fest.

 

Termine über Sitzungen der Gewässerwarte, des Fischereiwarts einschl. der Hege- und Stippergruppe werden ebenfalls nach der JHV festgelegt, der Geschäftsführung schriftlich oder per E-Mail übermittelt, die Geschäftsführung informiert den Vorstand per E-Mail.

 

Vorhaben mit geringen Kosten (bis zu 50,- €) sind hiervon ausgenommen und im Bedarfsfall kurzfristig mit der Geschäftsführung abzusprechen. 

 

Für die Jugendgruppe gilt eine Sonderregelung.

 

 

Geschäftsführung

 

 

Kassenbericht

 

Dem Vorstand ist zu jeder monatlichen Sitzung ein zeitnaher von beiden Geschäftsführern unterschriebener Kassenbericht vorzulegen.

Die Monatsabschlüsse werden von der / dem 1. Geschäftsführer / in unterschrieben bis Ende der zweiten Woche in einem Ordner auf der Geschäftsstelle ablegt, so dass die / der zweite Geschäftsführer / in bis zur Vorstandssitzung (jeweils der letzte Donnerstag im Monat) Gelegenheit hat, diese einzusehen und zu unterschreiben.

 

 Ein- / Auszahlungen

 

Für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit bei Ein- und Auszahlungen werden, sofern keine Fremdbelege vorliegen, Eigenbelege gefertigt und abgelegt. Sobald nachträglich Fremdbelege vorgelegt werden, sind sie an die entsprechenden Eigenbelege anzuheften.

 

Säumige Zahler

 

- wenn die Beitragszahlung von Mitgliedern zum 31. März eines jeden Jahres nicht

  eingeht, wird nach 3 Monaten Karenzzeit zum Juli eine schriftliche Mahnung mit

  Androhung der Einschaltung eines Inkassounternehmens versandt.

- dem Ältestenrat wird jährlich zur Septembersitzung eine Liste der säumigen Zahler

  zur Entscheidung vorgelegt.

 

 

 

Einladungen zu Sitzungen

 

Die Geschäftsführung erhält alle bis zum 31. Januar eines jeden Jahres feststehenden Sitzungen des Vorstands, vorhersehbare gemeinsame Sitzungen mit erweitertem Vorstand und/oder Ältestenrat. Termine des Vorstands und des Ältestenrats werden dem 1. Schriftführer für die Einladungen übermittelt.

 

Alle Termine über Sitzungen des Ältestenrats,  der Fischereiaufsicht,  der Gewässerwarte, sowie des Fischereiwarts einschließlich der Hege- und Stippergruppe werden in jedem Jahr nach der JHV  per E-Mail übersandt.

 

Bei Bedarf können jederzeit zusätzliche Sitzungen kurzfristig einberufen werden. In jedem Fall sind auch hier die o. a. Gremien schriftlich oder per E-Mail zeitnah zu unterrichten, um der Geschäftsführung Gelegenheit zu geben, rechtzeitig die Einladungen zu übersenden.

 

Einladungen zu folgenden Sitzungen (Vorstandssitzungen*, Sitzungen des erweiterten Vorstands, des Ältestenrats*, Jahreshauptversammlungen, außerordentlichen Hauptversammlungen und Mitgliederversammlungen) werden künftig grundsätzlich per E-Mail vom 1. Geschäftsführer oder bei Verhinderung durch dessen Vertreter versandt. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse erhalten die Einladungen auf dem Postweg oder direkt zu Hause.

* siehe Schriftführer

 

Terminüberschneidungen regelt die Geschäftsführung. Funktionsträger ohne Internetzugang werden wie bisher schriftlich benachrichtigt.

Eine zeitnahe Information  der Geschäftsführung über Anschriftenänderungen oder Änderungen der E-Mail Adresse obliegt jedem Funktionsträger.

 

Verwaltung der Daten der Mitglieder (§72 BGB)

 

Ausschließlich die beiden Geschäftsführer legen Daten der Mitglieder ab und sorgen für deren Sicherung. Nur sie haben Zugriff auf die Daten, ihnen obliegt ausschließlich die Pflege der Daten.

Für die Jugendgruppe gilt eine Sonderregelung.

 

Ablage von Schriftstücken / E-Mails

 

Eingänge werden mit Eingangsstempel versehen und in Ordnern angelegt, jeder Ordner hat ein Inhaltsverzeichnis.

 

 

Schriftführer

 

Vertretung des  Schriftführers

 

Vorstandsitzung, gemeinsame Sitzungen, JHV, außerordentliche JHV:

Ist der 1. Schriftführer verhindert, informiert er rechtzeitig seinen Vertreter per E-Mail (bis zur Neuwahl eines stellv. Schriftführers nimmt der 1. Geschäftsführer diese Aufgabe wahr).

 

Ältestenrat:

Bis zu einer Neuwahl eines stellv. Schriftführers nimmt der 1. Schriftführer diese Aufgabe wahr. Der Ältestenrat hat einen eigenen Vertreter für den Fall, dass der 1. Schriftführer verhindert ist

 

 

Protokolle

 

Grundsätzlich gleicht der 1. Schriftführer oder sein Vertreter die Entwürfe seiner Protokolle mit dem 1. Vorsitzenden (bei nicht Erreichbarkeit mit dem stellvertretenden Vorsitzenden) ab. Abgestimmte Protokolle, die den Vorstand betreffen, übersendet der Schriftführer oder Vertreter per E-Mail an alle Vorstandsmitglieder zur Kenntnis.

 

Der Ältestenrat hat eine entsprechende Regelung. Nach Abgleich des 1. Schrift-führers oder dessen Vertreter (ein Mitglied des Ältestenrats) mit dem Sprecher des Ältestenrates oder seines Vertreters werden auch diese Protokolle vom jeweiligen Protokollführer unterschrieben mit Anlagen (Teilnehmerliste) soweit sie den Vorstand betreffen, vom Schriftführer oder dessen Vertreter per E-Mail dem 1. Vorsitzenden oder dessen Vertreter zur Kenntnis übersandt. Es entscheidet im Zweifelsfall wie bisher der Sprecher des Ältestenrates oder sein Vertreter

 

 

Ablage der Protokolle

 

Papierform

Alle vollständig unterschriebenen Protokolle mit Anlagen (auch Protokolle des Ältestenrats, die ein Mitglied des Ältestenrats geführt hat) werden regelmäßig vom 1. Schriftführer oder dessen Vertreter (derzeit 1. Geschäftsführer) in Papierform in entsprechend gekennzeichneten Ordnern abgelegt.

 

Das Originalprotokoll einer JHV mit allen Anhängen entnimmt der 1. Geschäfts-führer vorübergehend zur Vorlage beim Amtsgericht mit einem Fehlblatt und legt es anschließend ebenfalls wieder hier im entsprechenden Ordner ab.

 

Elektronisch

Alle Protokolle (ohne Teilnehmerliste) werden vom jeweiligen Protokollführer (1. Schriftführer/1. Geschäftsführer) elektronisch unter „Protokolle“, jeweils im Dateiordner des betreffenden Jahres in den Dateiordnern „Vorstand“, „erweiterter Vorstand“ und „Ältestenrat“ abgelegt.

Protokolle, die sowohl Vorstand und / oder erweiterten Vorstand und / oder Ältestenrat betreffen, werden mehrfach abgelegt.

Führt ein Mitglied de Ältestenrats das Protokoll einer Sitzung des Ältestenrats, übersendet er das Protokoll zwecks elektronischer Ablage per E-Mail an den 1. Schriftführer.

 

 

Künftige Dateiblattkennzeichnung für elektronisch abgelegte Protokolle

 

jjjj.mm.tt_jhv               Jahreshauptversammlung

jjjj.mm.tt_ajhv            außerordentliche Jahreshauptversammlung

jjjj.mm.tt_v                  Vorstandsitzung

jjjj.mm.tt_ev              Sitzung des erweiterten Vorstands

jjjj.mm.tt_ä                Sitzung des Ältestenrats   

                                              

Kennzeichnungserweiterung, wenn mehrere Einrichtungen betroffen sind

z.B. jjjj.mm.tt_v_eV_ä

 

 

Zugriff auf abgelegte Protokolle

 

Zugriff auf die in Papierform abgelegten Protokolle erfolgt ausschließlich über die Geschäftführung.  Bei Entnahme eines ausgedruckten Protokolls legt die Geschäftsführung ein Fehlblatt (Name des Mitglieds, Datum der Entnahme) an und entfernt dieses bei Rückgabe.

 

Die elektronisch abgelegten Protokolle werden ausschließlich vom 1. Schriftführer und der Geschäftsführung „verwaltet“.

 

 

Einladungen zu Sitzungen

 

Einladungen zu Vorstandssitzungen und Sitzungen  des Ältestenrats  werden künftig grundsätzlich per E-Mail vom 1. Schriftführer  oder bei Verhinderung durch seinen Vertreter versandt. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse erhalten die Einladungen auf dem Postweg oder direkt zu Hause.

Verstöße mit der Aufgriffsmeldung sind umgehend vom Obmann der Fischereiaufseher oder seinem Vertreter per E-Mail an den 1. Schriftführer oder dessen Vertreter zu übermitteln.

 

Vom Schriftführer wird ca. 1 Woche vor der Sitzung eine Tagesordnung an alle Teilnehmer versendet.

Änderungen der Tagesordnung können bis 3 Tage vor der Sitzung beim Schriftführer oder seinem Vertreter per E-Mail eingereicht werden. In dringenden Fällen kann die Tagungsordnung am Tag der Sitzung erweitert/ geändert werden.

 

 

Anschriftenliste „Funktionsträger“

Die Liste wird vom Schriftführer oder seinem Vertreter geführt und zeitnah aktualisiert.

 

 

 

Gewässerwarte

 

 

Besatzmaßnahmen

 

 

Vor der Entscheidung über den Ankauf von Fischen für Besatzmaßnahmen sind künftig grundsätzlich drei Angebote oder Preislisten einzuholen. Diese Vorgabe heißt nicht, dass immer das günstigste Angebot auszuwählen ist, vielmehr  sollte darauf geachtet werden soll, dass auch vornehmlich regionale Anbieter zu berücksichtigen sind.

 

Vor durchzuführenden Besatzmaßnahmen sind der 1. Vorsitzende und dessen Vertreter und der 1. Fischereiwart sowie der Obmann der Fischereiaufseher und der 1. Jugendwart  im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit per E-Mail rechtzeitig über einzusetzende Fische, Gewässer und Datum zu informieren.

 

 

Termine über Sitzungen

 

Termine über Sitzungen der Gewässerwarte werden in jedem Jahr nach der JHV  der Geschäftsführung schriftlich oder per E-Mail übermittelt und von der Geschäftsführung dem Vorstand per E-Mail z. Kts. übersandt.

 

Bei Bedarf können jederzeit zusätzliche Sitzungen kurzfristig einberufen werden. In jedem Fall sind auch hier die o. a. Gremien schriftlich oder per E-Mail zeitnah zu unterrichten, um der Geschäftsführung Gelegenheit zu geben, rechtzeitig die Einladungen zu übersenden.

 

 

 

Fischereiwart/Hege- und Stippergruppe

 

 

Angelveranstaltungen

 

Vor durchzuführenden Angelveranstaltungen sind der 1. Vorsitzende und dessen Vertreter, der 1. Gewässerwart,  der Fischereiwart sowie der Obmann der Fischereiaufseher und der 1. Jugendwart im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit per E-Mail rechtzeitig über Zeitpunkt und zu beangelnde Gewässer zu informieren

 

Termine über Sitzungen

 

Termine über Sitzungen des Fischereiwarts einschließlich der Hege- und Stippergruppe werden in jedem Jahr nach der JHV  der Geschäftsführung schriftlich oder per E-Mail übermittelt und von der Geschäftsführung dem Vorstand per E-Mail z. Kts. übersandt.

 

Bei Bedarf können jederzeit zusätzliche Sitzungen kurzfristig einberufen werden. In jedem Fall sind auch hier die o. a. Gremien schriftlich oder per E-Mail zeitnah zu unterrichten, um der Geschäftsführung Gelegenheit zu geben, rechtzeitig die Einladungen zu übersenden.

 

 

Jugendgruppe

 

 

 

Gemeinschaftsangeln

 

Vor jeder durchzuführenden Veranstaltung sind der 1. Vorsitzende und dessen Vertreter, der 1. Gewässerwart, der 1. Fischereiwart sowie der Obmann der Fischereiaufseher per E-Mail im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit rechtzeitig über Zeitpunkt  und zu beangelnde Gewässer zu informieren.

 

 

 

 

Ältestenrat

 

 

Arbeitsdienst

 

Bei Verhinderung der Aufsicht ist für Ersatz zu sorgen oder der Vorstand (1. Vorsitzender, dessen Vertreter oder die Geschäftsführung) rechtzeitig vorab schriftlich in Papierform oder per E-Mail zu informieren

 

 

Termine über Sitzungen

 

Der Sprecher des Ältestenrats legt in jedem Jahr nach der JHV  4 Termine für Sitzungen fest und teilt diese dem Schriftführer wegen der Einladungen umgehend mit.

 

Bei Bedarf müssen jederzeit zusätzliche Sitzungen kurzfristig einberufen werden. . In jedem Fall ist auch hier der Schriftführer schriftlich oder per E-Mail zeitnah zu unterrichten, um ihm  Gelegenheit zu geben, rechtzeitig die Einladungen zu übersenden.

 

 

Protokolle über Sitzungen

 

Der jeweilige Protokollführer (1. Schriftführer/Mitglied des Ältestenrats) stimmt das Protokoll mit dem Sprecher des Ältestenrats oder seines Vertreters ab und legt es mit der Teilnehmerliste in der Geschäftsstelle im Ordner „Kenntnisnahmen“ zu Unterschrift durch den Sprecher des Ältestenrates oder seines Vertreters ab.

Abgestimmte Protokolle werden falls ein Mitgliede des Ältestenrats das Protokoll geführt hat, dem 1. Schriftführer per E-Mail zur Ablage übersandt. 

Soweit sie den Vorstand betreffen, werden sie vom Schriftführer per E-Mail an den 1. Vorsitzenden oder dessen Vertreter zur Kenntnis weitergeleitet. Es entscheidet im Zweifelsfall wie bisher der Sprecher des Ältestenrates oder sein Vertreter.

 

 

Säumige Zahler

 

Dem Ältestenrat wird jährlich zur Septembersitzung von der Geschäftsführung eine Liste der säumigen Zahler zur Entscheidung vorgelegt.

 

 

Obmann der Fischereiaufsicht

 

 

Fischereiaufsicht

 

Vor durchzuführenden größeren Fischreiaufsichtsmaßnahmen sind der 1. Vorsitzende und dessen Vertreter und der 1. Gewässerwart sowie der 1. Fischereiwart und der 1. Jugendwart per E-Mail im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit rechtzeitig über Zeitpunkt, Grund der Maßnahme und  Bezeichnung der zu kontrollierenden Gewässer zu informieren. 

 

Termine über Sitzungen

 

Der Obmann der Fischereiaufsicht legt in jedem Jahr nach der JHV  4 Termine für Sitzungen fest und teilt diese der Geschäftsführung wegen der Einladungen umgehend mit.

 

Bei Bedarf können jederzeit zusätzliche Sitzungen kurzfristig einberufen werden.. In jedem Fall sind auch hier die o. a. Gremien schriftlich oder per E-Mail zeitnah zu unterrichten, um der Geschäftsführung Gelegenheit zu geben, rechtzeitig die Einladungen zu übersenden.

 

Um eine zeitnahe Unterrichtung des Ältestenrates zu gewährleisten, sind  Verstöße mit der Aufgriffsmeldung umgehend über den Obmann der Fischereiaufseher oder seinen Vertreter per E-Mail an den 1. Schriftführer oder dessen Vertreter zu übermitteln.

 

 

Allgemein

 

 

 

Datenpflege

 

Eine zeitnahe Information  der Geschäftsführung / dem Schriftführer über Anschriftenänderungen oder Änderungen der E-Mail Adresse obliegt jedem Funktionsträger.

 

Fischereiverein Delmenhorst e.V. von 1896 - Stand 01.02.2016